Встреча уже решена
Эта лекция для бизнес-ассистента. Руководитель уже решил провести встречу или небольшое деловое событие. Ваша работа — собрать её так, чтобы комната, люди, часы, техника и деньги совпали, и увидеть точку срыва до того, как зал уже занят.
Три учебных места, не один офис. Кира — учебное имя, приёмная ООО «Набережная контора»: директор один, переговорная на шестом этаже своего бизнес-центра, изредка чужой зал на 12 человек. Глеб — учебное имя, ассистент генерального директора АО «Фурнитурный завод»: зал заводоуправления и выездная планёрка у заказчика. Нора — учебное имя, бюро заказов ООО «Северный лист»: короткие встречи с поставщиками в своей переговорной и внешняя презентация на 20 человек в арендованном зале. Имена выдуманы для листа, это не сотрудники организаций.
- Площадка названа адресом и часами, включая час, к которому комнату освобождают.
- Список людей разделён на приглашённых и подтверждённых. На кухню уходит число из договора, не число приглашённых.
- Тайминг — порядок блоков внутри этих часов: время, что происходит, кто обязан быть в комнате.
- Техника проверена в той комнате, где будет встреча, а не этажом выше.
- Деньги не уходят раньше потолка, который назвал руководитель, и подписи того, у кого есть полномочие.
Не конгресс, не свадьбу, не публичную акцию, не протокол решений и не страховку отмены. Не обещайте, что встреча пройдёт хорошо, что люди дойдут и что зал точно наш, если бумагу не подписал тот, у кого есть полномочие.
Чья функция и чего в листе нет
Встреча, которую Кира, Глеб или Нора проводят на этой неделе по поручению руководителя, — не проект конгресса. Это разные стандарты и разные листы.
Приказ Минтруда России от 15.06.2020 № 333н зарегистрирован в Минюсте 15.07.2020 № 58957. Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», регистрационный номер 447, код вида 07.002. Обобщённая функция C — организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя, уровень 6. Трудовая функция C/06.6 — «Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий».
Рядом, отдельными функциями той же карты: C/01.6 — планирование рабочего времени руководителя, C/04.6 — командировки, C/05.6 — посетители в приёмной, C/07.6 — исполнение решений и контроль поручений. Вывод, не цитата одной нормы: карта делит их на разные функции, и эта лекция держит только C/06.6. Час руководителя, билет и поручения сюда не переносятся.
Приказ Минтруда от 06.05.2015 № 276н утратил силу с 27.07.2020: это зафиксировано тем, что приказ № 333н признал его утратившим силу. Перечень трудовых действий из приказа № 276н в этот лист не переносится и действующим текстом C/06.6 не является. Построчный текст действий в приказе № 333н в фактуре не открыт, поэтому его здесь нет. Имена функций из карты 2020 года называть можно.
Вывод из двух стандартов, не из одной статьи: конгресс как проект — стандарт 33.027. Встреча Киры на шестом этаже, планёрка Глеба в заводоуправлении и презентация Норы на 20 человек — функция C/06.6 стандарта 07.002. Не смешивать.
Что в лист не входит
| Не тащим сюда | Где останавливаемся |
|---|---|
| Час руководителя и перенос встречи | Встреча уже решена. Здесь её проводят, а не защищают час. |
| Протокол, поручения, шаблон решения | Тайминг — порядок блоков, чтобы комната и люди совпали с часами. Решения в этот лист не пишут. |
| Кого сажать справа | Рассадку по этикету не учим. Карточка места, если она нужна логистике комнаты, — не правило этикета. |
| Билет, суточные, авансовый отчёт, виза | Поездка в другой город — не деньги и не комната этой встречи. |
| Виды подписи и тип договора | Бумагу площадки подписывает тот, у кого полномочие. Тип аренды против услуг не разбираем. |
| Реквизиты счёта, акта, накладной | Закрывающие после встречи собирают и не подписывают за директора. Сами реквизиты не учим. |
| Концепция, три сценария, раннинг-лист | Запрос руководителя — кто, где, к какому часу. Один лист: время, что происходит, кто в комнате. |
| Квоты явки, автобус, отель, резерв сметы | Два числа — приглашены и подтвердили. Процент резерва и цены не назначаем. |
| Отбор кейтеринга, штат дня, окупаемость | Подрядчика не сравниваем коммерческими предложениями. Анкету эффекта не считаем. |
| Сроки общего собрания: тридцать и пятнадцать дней | Это другой документ и другой закон. На обычную планёрку завода, приёмной или бюро заказов их не переносят. |
Дальше нужен аккаунт
Прогресс и монеты сохранятся.